mindora
Giriş YapÜcretsiz Başlayın
Tüm RehberlerHatırlatmalar

Ödeme Hatırlatması

Ödenmemiş seansları otomatik tespit eden hatırlatmanın nasıl çalıştığı, hangi ödeme durumlarının kontrol edildiği ve yapılandırma seçenekleri.

5 dk
Başlangıç

Genel Bakış

Ödeme hatırlatması, danışanlarınızla gerçekleşen seanslardan sonra belirli süre geçmesine rağmen ödeme alınmadığında tetiklenir. Sistem, "ödenmemiş" veya "link gönderildi" durumundaki seansları tarar ve gün eşiğini aşanlar için hatırlatma oluşturur. Ana sayfadaki Takip sekmesinde turuncu kartla görünür.

İpucu
Bu kural zamanlanmış olarak çalışır. Sistem günlük taramada tüm danışanlarınızın ödeme durumlarını kontrol eder. Seans oluşturduğunuzda veya ödeme aldığınızda anında tetiklenmez.

Neden Önemli?

Yoğun bir pratikte, her seansın ödeme durumunu manuel takip etmek zorlaşabilir. Özellikle haftalık birçok danışanla çalışan terapistler için ödenmemiş seanslar kolayca gözden kaçabilir.

Bu hatırlatma, ödeme takibini otomatikleştirerek gelir kaybını önler. Ödenmemiş seansları tespit eder ve danışana hatırlatma göndermeniz için sizi bilgilendirir, böylece finansal konuşmaları zamanında yapabilirsiniz.

Nasıl Çalışır?

Sistem günlük taramada her danışanın seans ve ödeme durumlarını kontrol eder.

1

Aktif danışanlar taranır

Aktif durumdaki danışanların tamamlanmış seansları listelenir.

2

Ödeme durumu kontrol edilir

Her seansın ödeme durumuna bakılır. "Ödenmemiş" veya "Link gönderildi" durumundaki seanslar aday olur.

3

Gün eşiği kontrol edilir

Seans tarihinden bu yana yapılandırılmış gün eşiğini (varsayılan: 7 gün) aşmış seanslar filtrelenir.

4

Hatırlatma oluşur

Bir danışanın ödenmemiş seansları varsa ve aynı danışan için aktif/ertelenmiş bir hatırlatma yoksa, tüm ödenmemiş seanslar tek bir hatırlatma kartında toplanır.

İpucu
Her danışan için tek bir hatırlatma oluşur. Danışanın 3 ödenmemiş seansı varsa, 3 ayrı hatırlatma yerine "3 ödenmemiş seans" bilgisiyle tek kart görünür.

Hangi Ödeme Durumları Kontrol Edilir?

Sistem yalnızca aşağıdaki ödeme durumlarındaki seansları kontrol eder:

Ödenmemiş (unpaid)

Henüz hiç ödeme alınmamış veya link gönderilmemiş seanslar.

Link Gönderildi (linkSent)

Ödeme linki gönderilmiş ancak henüz ödeme tamamlanmamış seanslar.

İpucu
Ödenmiş, iptal edilmiş veya farklı bir ödeme durumundaki seanslar bu hatırlatmayı tetiklemez. Seans iptal edildiyse veya danışan gelmedi olarak işaretlendiyse de kontrol dışı kalır.

Hangi Seanslar Kontrol Edilir?

Bir seansın ödeme hatırlatmasına dahil olabilmesi için tüm koşullar sağlanmalıdır:

Seans iptal edilmemiş olmalı.
Danışan gelmedi olarak işaretlenmemiş olmalı.
Seans tarihi gün eşiğini aşmış olmalı (varsayılan: 7 gün öncesinden eski).
Ödeme durumu "ödenmemiş" veya "link gönderildi" olmalı.
Danışan aktif durumda olmalı (arşivlenmiş danışanlar dahil değil).

Tekrarlayan Davranış

Ödeme hatırlatması tekrarlayan bir kuraldır. Bir hatırlatma tamamlandıktan sonra 7 günlük bekleme süresi başlar:

1
Danışanın 3 ödenmemiş seansı var → hatırlatma oluşur.
2
Hatırlatmayı tamamladınız → 7 günlük bekleme süresi başlar.
3
Bekleme süresi doldu ama hâlâ ödenmemiş seans var → yeni hatırlatma oluşur.
4
Tüm seansların ödemesi alındı → hatırlatma oluşmaz.
İpucu
Bu davranış, ödemesi alınmayan seansların sürekli takip edilmesini sağlar. Bir hatırlatmayı tamamlamak ödemeyi almak anlamına gelmez, yalnızca "bilgilendirildiniz" demektir.

Ödeme İletişimleri

Ödeme hatırlatmasını tamamladıktan sonra danışana nasıl ödeme linki veya hatırlatma mesajı göndereceğinizi öğrenmek için Ödeme İletişimleri rehberine göz atın.

Hatırlatma Kartındaki Hızlı Eylemler

Hatırlatma, Takip sekmesinde bir bildirim olarak görünür; kart üzerinden tek dokunuşla şu işlemleri yapabilirsiniz:

Hatırlatma Gönder

Ödemeler sayfasını açar ve ilgili danışanın vadesi geçmiş ödemelerine yönlendirir.

Yapılandırma

Bu kuralı kendi klinik yaklaşımınıza göre düzenleyebilirsiniz.

1

Araçlar → Akıllı Hatırlatmalar

Üst menüden kural sayfasına gidin.

2

Kuralın dişli simgesine tıklayın

Düzenlemek istediğiniz kuralın yanındaki dişli simgesine tıklayın.

3

Gün eşiğini belirleyin

Seansın üzerinden kaç gün geçince hatırlatılacağını seçin.

4

Hatırlatma metnini düzenleyin

Kartta görünecek metni kendi sözlerinizle yazın.

Ayarlar

Her ayarın ne işe yaradığı ve varsayılan değeri aşağıda özetlenmiştir.

Gün Eşiği

Seansın üzerinden kaç gün geçmesi gerektiğini belirler. Bu süreyi aşan ödenmemiş seanslar hatırlatmaya dahil edilir.

Varsayılan: 7 gün

Hatırlatma Metni

Hatırlatma kartında görünecek metni düzenleyin (maks. 120 karakter).

Varsayılan hatırlatma metni

Hatırlatma tetiklendiğinde aşağıdaki varsayılan metni görürsünüz; dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz.

"Ödenmemiş seanslar tespit edildi. Ödeme durumunu kontrol et."

İpucu
Gün eşiğini düşürürseniz daha erken, yükseltirseniz daha geç hatırlatma alırsınız. Örneğin 3 güne düşürmek, seansın üzerinden 3 gün geçtiğinde hatırlatma oluşturur.

Sık Sorulan Sorular

Bu hatırlatma ne zaman tetiklenir?
Zamanlanmış günlük taramada tetiklenir. Seans oluşturduğunuzda veya ödeme aldığınızda anında değil, bir sonraki günlük taramada koşullar değerlendirilir.
"Ödenmemiş" ve "Link gönderildi" arasındaki fark nedir?
Ödenmemiş, hiç işlem yapılmamış seansları ifade eder. Link gönderildi, danışana ödeme linki iletilmiş ancak henüz ödeme tamamlanmamış seansları ifade eder. Her iki durum da bu hatırlatmayı tetikler.
Danışan ödemeyi yaptıktan sonra hatırlatma otomatik olarak kalkar mı?
Hayır. Ödeme alındığında mevcut hatırlatma otomatik olarak kalkmaz, ayrıca tamamlamanız gerekir. Ancak bir sonraki taramada, o seans artık ödenmemiş olmadığı için yeni hatırlatma oluşmaz.
Bir danışanın birden fazla ödenmemiş seansı varsa kaç hatırlatma oluşur?
Tek bir hatırlatma oluşur. Sistem ödenmemiş seansları danışan bazında gruplar ve toplam sayıyı kart üzerinde gösterir. Örneğin: "3 ödenmemiş seans".
Hatırlatmayı tamamladım ama hâlâ ödenmemiş seanslar var. Ne olur?
7 günlük bekleme süresi başlar. Bekleme süresi dolduğunda, ödenmemiş seanslar hâlâ varsa yeni bir hatırlatma oluşur.
Gün eşiğini 0 yaparsam ne olur?
Her tamamlanmış seans, ödenmemişse hemen (bir sonraki günlük taramada) hatırlatma oluşturur. Bu çok fazla hatırlatma yaratabilir, bu yüzden en az 3-7 gün önerilir.
İptal edilen seanslar kontrol edilir mi?
Hayır. İptal edilen seanslar ve gelmedi olarak işaretlenen seanslar bu hatırlatma kapsamı dışındadır.
Arşivlenmiş danışanlar için hatırlatma oluşur mu?
Hayır. Yalnızca aktif danışanlar değerlendirilir. Danışanı arşivlerseniz ödenmemiş seansları olsa bile hatırlatma oluşmaz.
Belirli bir danışan için bu kuralı duraklatabilir miyim?
Evet. Hatırlatma kartındaki ⋯ menüsünden "Bu danışan için duraklat" seçeneğini kullanın.
Nakit veya EFT ile ödeme aldım ama sistemde hâlâ "ödenmemiş" görünüyor. Ne yapmalıyım?
Ödemeler sayfasından ilgili seansın ödeme durumunu manuel olarak "ödendi" yapmanız gerekir. Sistem yalnızca ödeme durumuna bakar, ödemenin nasıl alındığını bilemez.
Hatırlatma metnini değiştirirsem mevcut hatırlatmalar da güncellenir mi?
Hayır. Metin değişikliği yalnızca yeni oluşacak hatırlatmaları etkiler. Mevcut hatırlatmalar oluşturuldukları andaki metinle kalır.
Aynı danışan için birden fazla hatırlatma türü aynı anda tetiklenebilir mi?
Evet. Her kural bağımsız çalışır. Bir danışanın hem ödenmemiş seansları hem de süreç değerlendirme ihtiyacı varsa, iki farklı hatırlatma aynı anda oluşabilir.
Gün eşiğini değiştirirsem mevcut hatırlatmalar etkilenir mi?
Hayır. Eşik değişikliği yalnızca bir sonraki günlük taramadan itibaren yeni hatırlatmaları etkiler. Mevcut hatırlatmalar oluşturuldukları andaki koşullarla kalır.
Bu kuralı tamamen kapatabilir miyim?
Evet. Araçlar → Akıllı Hatırlatmalar sayfasında kuralın yanındaki toggle ile açıp kapatabilirsiniz. Kapatıldığında yeni hatırlatma oluşmaz, mevcut hatırlatmalar etkilenmez.